CALENDAR – Programmare gli eventi

" "Programma le attività straordinarie, ad esempio le conferenze, nonché gli eventi ricorrenti, come le riunioni del personale. Fai sapere a tutti se partecipi con un solo clic nell’invito all’evento.

1.1 Creare un evento

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  1. In Calendar, scegli un’opzione:
    • Fai clic su un intervallo di tempo vuoto nella griglia del calendario.
    • Fai clic su PiùCrea.
  2. Seleziona Evento.

1.2 Aggiungere gli invitati

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  1. Nel campo Aggiungi invitati, inserisci le prime lettere del nome o dell’indirizzo email di una persona. Man mano che inserisci il testo vengono visualizzati gli indirizzi corrispondenti presenti nella directory della tua organizzazione.
  2. Fai clic su un suggerimento per aggiungere quella persona all’evento. Se non vengono visualizzati suggerimenti, inserisci l’indirizzo completo dell’invitato. Dopo aver aggiunto un invitato all’evento, i suoi calendari vengono visualizzati accanto ai tuoi.
  3. (Facoltativo) Puoi aggiungere l’indirizzo di una mailing list di Google Gruppi per invitare contemporaneamente un folto gruppo di persone.
    Per ulteriori informazioni su come invitare gruppi di grandi dimensioni, vedi Gestire eventi di grandi dimensioni in Calendar.
  4. (Facoltativo) Per contrassegnare la presenza di un invitato come facoltativa, posiziona il cursore sul suo nome e fai clic su Persone Persona.
  5. (Facoltativo) Per consentire agli invitati di modificare l’evento, invitare altre persone o vedere l’elenco degli invitati, fai clic su Autorizzazioni per gli invitati e seleziona le caselle appropriate.

Suggerimento: se non sei l’organizzatore della riunione, ma hai l’autorizzazione per modificare l’evento, puoi seguire questi passaggi per invitare altre persone a una riunione.

Nota: se crei un evento in Calendar e non concedi agli invitati l’autorizzazione a modificarlo, loro non possono modificarne la data o l’ora nel proprio calendario.

Aggiungere gli invitati

1.3 Aggiungere sale, luogo o conferenza

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Aggiungere una sala:

  1. Fai clic su Aggiungi sale.Nota: Se non vedi questa opzione, contatta l’amministratore di G Suite.Vengono visualizzati automaticamente dei suggerimenti basati sul tuo luogo di lavoro, sul numero di partecipanti e sulle prenotazioni di sale precedenti.
  2. Se è necessario modificare i criteri per la sala riunioni, puoi fare clic su:
    • Persone Gruppo per specificare la capienza della stanza richiesta.
    • Video Video per indicare che sono necessarie attrezzature per videoconferenze.
    • Telefono Chiamaper indicare che sono necessarie attrezzature per audioconferenze.
  3. Posiziona il puntatore sulla sala che soddisfa i tuoi criteri e seleziona la casella corrispondente per sceglierla.
  4. Se non trovi una sala adatta:
    1. Nella casella di ricerca, inserisci un’altra risorsa o il nome dell’edificio, il piano o l’attrezzatura per conferenze (ad esempio Chromebox per videoconferenze). Man mano che inserisci il testo, vedrai i risultati sotto la casella di ricerca.
    2. Posiziona il puntatore su una sala per visualizzarne i dettagli, ad esempio la capienza della sala, la località, le attrezzature e le caratteristiche.
    3. Quando trovi la sala di cui hai bisogno, seleziona la casella corrispondente per sceglierla.

Aggiungere il luogo della riunione:

Fai clic su Aggiungi posizione e inserisci i dettagli. Vengono visualizzati automaticamente i suggerimenti.

Aggiungere una videoconferenza:

Fai clic su Aggiungi conferenza per aggiungere una riunione video di Hangouts Meet al tuo evento. In alternativa, installa un componente aggiuntivo di terze parti per le conferenze. Puoi anche aggiungere il live streaming

Per gli account G Suite Enterprise vengono aggiunti anche un numero telefonico per accedere alla riunione e un PIN. Gli invitati possono partecipare alla riunione via telefono, se l’amministratore di G Suite ha attivato questa opzione.

Prenotare una sala

1.4 Aggiungere una descrizione dell’evento e gli allegati

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Aggiungere una descrizione dell’evento:

1Scegli un fuso orario.
2Configura la ricorrenza.
3Trova un orario: trova un orario in cui i tuoi colleghi sono disponibili per partecipare alla riunione.
4Aggiungi i dettagli dell’evento: aggiungi il luogo della riunione, invia notifiche per l’evento e altro ancora.
5Aggiungi videoconferenza: aggiungi una riunione video all’evento oppure seleziona un componente aggiuntivo di terze parti per le conferenze.
6Aggiungi una descrizione dell’evento: aggiungi dettagli come le informazioni di contatto, le istruzioni o i link all’evento. Formatta la descrizione aggiungendo grassetto, corsivo o sottolineatura oppure aggiungi elenchi e link.
7Aggiungi allegati: collega file agli eventi, ad esempio documenti o presentazioni.
Aggiungere i dettagli del calendario

Aggiungere un allegato:

  1. Fai clic sul campo Aggiungi descrizione o allegati.
  2. Fai clic su Il mio Drive o su Carica e seleziona il file.
  3. Fai clic su Seleziona o Carica. Il file verrà allegato all’evento.

1.5 Scegliere il colore, il calendario e la visibilità predefinita di un evento

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Scegliere un colore per l’evento: quando crei un evento, puoi scegliere il colore che assumerà nei tuoi calendari. Per scegliere un colore diverso per l’evento, scorri verso il basso e fai clic sul nome del calendario. Quindi, fai clic sulla tavolozza dei colori e seleziona un’opzione diversa.

Aggiungere l’evento a un altro calendario: scorri verso il basso e fai clic sul nome del calendario in cui vuoi che venga visualizzato il tuo evento. Fai di nuovo clic sul calendario e selezionane un altro.

Mostrare lo stato di disponibilità: cambia le impostazioni di visibilità in “Occupato” o “Disponibile” in modo da poter mostrare sul tuo calendario gli orari in cui sei o non sei disponibile.

Impostare la tua visibilità predefinita: se condividi il calendario, le sue impostazioni per la privacy si applicano anche ai tuoi eventi. Puoi cambiare le informazioni che gli altri possono vedere in relazione a determinati eventi.
Per ulteriori informazioni, vedi l’articolo che spiega come cambiare le impostazioni della privacy.

1.6 Configurare le notifiche (facoltativo)

" "Configura le impostazioni predefinite per le notifiche

  1. In Calendar, fai clic su Impostazioni ImpostazioniquindiImpostazioni.
  2. A sinistra, sotto Impostazioni generali, fai clic su Impostazioni evento.
  3. Fai clic su Notifiche e seleziona un’opzione:
    • Disattivate
    • Notifiche desktop
    • Avvisi
  4. Per impostare un suono per le notifiche in arrivo, seleziona la casella Riproduci suoni di notifica. (facoltativo)
  5. Per gestire le notifiche, sulla sinistra, fai clic sul tuo calendarioquindiNotifiche generali. (facoltativo)
  6. Accanto a ciascuna opzione, fai clic sulla freccia Giù Freccia giù e seleziona Nessuna o Email.

Configurare le notifiche per eventi specifici

  1. Vai alla sezione Notifiche e seleziona Email o Notifica.
  2. Seleziona un periodo di tempo per le notifiche.
  3. Per aggiungere un’altra notifica, fai clic su Aggiungi notifica e ripeti i passaggi 1 e 2. (facoltativo)

1.7 Salvare l’evento

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Una volta inseriti tutti i dettagli, salva l’evento e invia gli inviti.

  1. Fai clic su Salva.
  2. Scegli un’opzione:
    • Invia per inviare una notifica via email agli inviati
    • Non inviare per ignorare le notifiche in questa fase
    • Ignora per continuare a modificare l’invito
  3. Se stai invitando persone esterne all’organizzazione, fai clic su:
    • Invita ospiti esterni per inviare una notifica agli invitati esterni.
    • Continua a modificare per inviare una notifica agli invitati in un secondo momento. 
  4. Per aprire l’evento nella pagina Modifica evento, fai clic su Altre opzioni. (facoltativo)